福岡/山口でSaaS導入支援して感じる「地方企業SaaS活用のキモ」

更新日
2020/11/29
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地方
SaaS
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当社では福岡・山口のお客様を中心にECサイト構築支援CRM導入支援をしつつ、他のSaaS(各種クラウドサービス)の選定や導入支援も行っています。ちなみにSaaSとは、主にクラウドで提供されるソフトウェアを中心としたサービスです。有名所だと、Googleが提供するGoogle workspace やオンライン会議の代名詞にもなったZoomなどが上げられます。当社の支援先の業種は多様で建設業から士業、医療系まで様々です。基本的にはお客様の原状の課題を伺いつつ、解決できそうなSaaSを調査、選定し、極力運用工数やコストが抑えられる形で導入を支援します。場合によってSaaSの初期設定や従業員の方へのガイダンスまで行うこともあります。昨今は、SaaSと一言で言っても様々なサービスが登場し、そのサービス別の差異や自社にとってのベストな選択肢を見極めるのも非常に困難になってきました。そこで、当社が考える「地方企業クラウド活用のキモ」を書いていきたいと思います。

情報収集がSaaS/クラウド活用の第一歩

クラウドサービスの登場や新機能の実装は日進月歩。日々新しいサービスが登場し、新しい機能が実装されています。まずは最新の情報を手に入れるべく、「検索」することが大事です。病院の予約台帳の管理が煩雑で困っている場合、「病院 予約台帳 システム」とかで検索する。必ずしもSaaS名で検索しなくても業務課題レベルでどんどん検索して、「自分の困っている課題に対して有効なSaaSが世の中にあるのかどうか」の情報収集をすることが大事です。
 
ここでポイントなのが、特定のSaaSにこの時点で絞り込まないこと。自分の課題解決に有効な「SaaSの種類やカテゴリ」を把握することが大事です。例えば「病院 予約台帳 システム」で検索していくと「予約管理システム」というSaaSのカテゴリーがあることがなんとなく分かってきます。ここで再度「予約管理システム 比較」や「予約管理システム 一覧」のようなワードで検索し、おおよそどんなSaaSが世の中にあるのかの全体像を抑える。

必ず試用してみる

いくつかのSaaSを試用してみるのがおすすめ。多く場合、無料試用期間が提供されています。試用期間中に自社の課題解決ができるか実際に使いながら検討します。
  • 試用するSaaSは極力シェアの大きい・実績の多いSaaSが吉
  • 実際の運用者含めて複数名で試用して評価が偏らないように
  • 試用期間中にサポートの対応は評価すべき項目
  • 試用期間中に使いこなせないツールは有償試用しても使いこなせないと考えるべし
  • 他のユーザーの声や評価が聞けたらベスト
このあたりがポイントでしょうか。トップダウンで試用無しで導入して現場がびっくり、なんてパターンもよくありますので、現場と確認しながら進めないといけません。

他システムとのデータ連携や接続を確認する

SaaSを入れたのに、既に導入済みのシステムとのデータ連携ができずに手間が増える、ということもありがち。SaaSにはシステム同士で直接連携できるものもあれば、最近はSaaS同士の間を取り持ってデータのやり取りを仲介してくれるiPaaSというサービスも登場しており、SaaS間のデータ連携はどんどんスムーズになってきています。このあたりになってくるとSaaSの評価や設定が難しくなってきますので専門家に聞いたりするほうが良いのではないかなと思いますが、ちょっと具体例を上げておきましょう。
例えば既にGoogleカレンダーを導入しており、追加でCRMを導入検討している場合があるとします。CRMでお客様との面談約束日を記録する場合、Googleカレンダーにも追記すると想定すると2度手間ですが、CRMに登録すればGoogleカレンダーにも自動で反映するというような「直接データ連携」出来ていれば手間になりません。
このように、導入済みシステムと、新規導入SaaSがどう接続してくれるかを事前に想定したり、導入後に接続できると無駄な2重業務やミスを無くしやすくなります。

導入後一定期間は意地でも使う意思を持つ

導入したのはいいものの、使いこなせず結局放置、というケースが結構あります。新しいことを始める、新しいSaaSを組織に導入する、ということは実際に使う方にとってはかなり負荷がかかることです。実際に作業としては楽になることだとしても、「今までやっていたことが変わる」ということはかなりの負担です。一定期間は管理者の方も含めて「使うんだ」という意思を共有しながら、運用者・使い手がそれに慣れるまで粘り強く対応していきましょう。特にCRMやマーケティングの仕組み等の、今までやっていなかった業務を新しく始めるような類のSaaSの導入はどうしても業務の定着に時間がかかります。CRMも「毎日の顧客との連絡・面談記録をちゃんと残す」というのが定着の鍵ですが、それは大雑把な日報しか書いてこなかった営業マンにとってはかなりの精神的負担です。使うことのメリットや一定の強制力を持って使うことに慣れさせていく必要があります。

まとめ

私が地方企業のSaaS導入支援をしていて思うのは、課題あるんだけどIT導入大変そうだから真剣に取り組めてないという企業が多いということです。昔みたいにオフコンとか、会社にサーバー立てて動かしてみたいな、ハードとセットのときのITの印象が強いのだと感じます。最近はPCとインターネットとスマホがあれば色んなSaaSが使える時代なんだとお伝えしたいですね。とはいえ、今はSaaSが結構世の中に多くなってきているので選定・導入が難しくなっているとも感じます。お悩みの際は一度ご相談ください。